La pregunta casi nunca es que podemos automatizar con IA. La pregunta que falta es anterior: cuanto cuesta hoy el trabajo manual que queremos reemplazar.

En la mayoria de las empresas esa respuesta no existe. No porque nadie se la haya preguntado del todo, sino porque el costo del trabajo manual no aparece en ningun lugar visible. Se reparte entre muchas tareas chicas, se registra como nomina y no como costo de proceso, y se normaliza hasta que alguien lo llama por su nombre.

Por que el costo no aparece en ningun lado

American Express lo describe bien: los procesos manuales actuales no son papel. Son personas moviendo datos entre sistemas que no se hablan, reingresando cifras en planillas y reenviando aprobaciones por mail en lugar de un flujo definido. El costo existe, pero se esparce: unos minutos aca, una tarde alla. Nunca se acumula en una linea que alguien pueda cuestionar.

Hypergene publico un ejemplo construido sobre 261 respuestas anonimas de profesionales financieros: un equipo de cinco personas dedicando cinco horas semanales a tareas manuales acumula alrededor de 1.300 horas por ano. Antes de discutir cualquier tecnologia, esa es la magnitud que conviene poder nombrar.

Cuatro capas que conviene medir

Medir no exige un proyecto de transformacion. Exige elegir un proceso, por ejemplo la conciliacion de facturas con ordenes de compra o el cierre de reportes, y observarlo dos semanas con cuatro numeros:

Tiempo: horas por semana por persona en pasos repetitivos: exportar, reformatar, reingresar, perseguir firmas.
Retrabajo: cantidad de correcciones, duplicados y conciliaciones que se hacen porque algo se cargo mal.
Demora: dias entre que algo ocurre y esta decidido, desde que entra una factura hasta que se aprueba, desde que cierra el mes hasta que el reporte esta listo.
Costo de oportunidad: el analisis que no se hizo, la decision tomada con datos viejos, la persona senior que dedica su semana a arreglar formatos.

Estas cuatro capas no compiten entre si: se refuerzan. Un equipo que gasta horas en retrabajo tiene menos tiempo para analisis, y un proceso lento termina tomando decisiones con informacion que ya esta atrasada.

Como medirlo sin frenar la operacion

El metodo mas simple: dos semanas, un proceso, una planilla. Cada persona anota en que gasta el tiempo relacionado con ese proceso y cada excepcion que aparece. No hace falta precision de reloj; hace falta suficiente senal para saber donde se acumula el trabajo.

Deloitte, en su encuesta sobre automatizacion inteligente realizada a 479 ejecutivos de 35 paises, documenta la version industrializada de esto: process mining y task mining, tecnicas que reconstruyen el proceso real a partir de los registros de los sistemas y de las acciones en el escritorio. Es la misma idea con mas disciplina: primero entender como se trabaja de verdad, despues decidir que cambiar.

Lo que la medicion cambia en la decision

Con una linea base, tres decisiones dejan de ser opiniones:

Que automatizar primero. No lo mas llamativo, sino lo que mas horas y demoras concentra.
Que gobierno hace falta. Si despues de automatizar no hay una medida anterior, nadie puede mostrar que mejoro, ni detectar si empeoro.
Que prometer. Sin linea base, cualquier promesa de ahorro es una suposicion con buena presentacion.

El NIST AI Risk Management Framework encaja aca: incorporar consideraciones de riesgo y confiabilidad en el diseno, uso y evaluacion de sistemas de IA implica saber contra que se los esta evaluando. Un proceso sin medida no tiene contra que evaluarse.

Una advertencia

Medir no es esperar a que todo este perfecto. Tampoco es automatizar un proceso roto y llamarlo avance: ahi la IA solo acelera el desorden. El objetivo de la medicion es mas modesto y mas util: decidir con evidencia donde conviene automatizar y que exito esperar.

Antes del proximo proyecto de automatizacion, la pregunta mas valiosa no es que puede hacer la IA. Es cuantas horas, cuantas correcciones y cuantos dias de demora tiene hoy el proceso que queremos tocar. Con esa respuesta, la conversacion deja de ser una opinion y se convierte en una decision.